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Sistematiza la rutina y humaniza las excepciones

La regla básica de la sistematización es: “Sistematiza la rutina y humaniza las excepciones”. Los sistemas efectivos pueden ahorrarte tanto a ti como a tu equipo tiempo y dinero. Un sistema significa que las cosas se realizan de manera consistente, sin depender tanto de los miembros del equipo. Cualquier cosa que no pueda sistematizarse deberá ser realizada por un miembro del personal. Trata siempre de implementar un sistema en lugar de emplear más gente.

El primer paso para sistematizar tu negocio es registrar los pasos que se requieren para llevar a cabo todas las tareas importantes de tu negocio. El siguiente paso, cuando es posible, es la automatización.

Esto es lo que sucede cuando llega un pedido:

1) Un cliente llama y hace un pedido.
2) El dueño del negocio (o la persona a cargo) toma nota en una hoja de papel.
3) El dueño del negocio (o la persona a cargo) escribe los materiales que requerirá para hacer el trabajo. (Es posible que olvide alguno de los materiales)
4) Después, procede a revisar los estantes para ver si necesita resurtir alguno de los materiales.

Con un sistema automatizado esto es lo que pasa, y sucede TODO con sólo oprimir una tecla:

1) El dueño del negocio (o la persona a cargo) ingresa el nombre del cliente en la computadora. (La computadora deberá tener toda la información relevante de dicho cliente, así como el pedido que hizo la última vez e incluso, si tiene alguna factura pendiente o no) .
2) Al ingresar la orden, la computadora le informará si los materiales necesarios para surtir la orden están en existencia o no.
3) La computadora imprime una lista de los materiales que se ordenarán, programa la hora en la máquina en que se hará el producto, establece el momento en que el producto estará listo para enviarse al cliente, y emite una factura y una etiqueta de envío.

Ahora, quizá estarás pensando que la automatización de tu negocio puede ser muy compleja y costosa. Pero esto no es cierto. El precio del equipo de cómputo sigue cayendo, haciéndolo accesible para cualquier negocio. Hemos ayudado a muchos negocios a organizar sus primeros pasos y procedimientos para después proceder a la automatización.

Los dueños de los negocios están sorprendidos de la manera en que han incrementado su eficiencia y sus ventas. Además, debido a la consistente calidad de sus productos y servicios, pueden costear el software necesario en muy poco tiempo.
Sin importar si eres el dueño o el gerente del negocio, puedes incrementar efectivamente el saldo del balance general a través de la sistematización de procedimientos. De esta manera, por medio de la sistematización tendrás la seguridad de que tu negocio sea eficiente al ofrecer un producto o servicio. No solamente dormirás mejor sabiendo que no tienes necesariamente que estar presente para mantener funcionando tu negocio, sino también porque tu negocio será más rentable. Es importante que estés consciente de que una computadora tiene mucho más potencial para tu negocio si dejas de verla como una simple máquina de escribir.

La sistematización de tu negocio también puede resultar tu ventaja competitiva. Los clientes se verán beneficiados al mantener tu negocio funcionando de manera efectiva y entregando consistentemente productos o servicios de mayor calidad sin importar si tú estás cerca o no. Muy pronto, los clientes que le compran a tu competencia y que están cansados de una calidad inconsistente te estarán comprando a ti. Por lo tanto, todo lo que necesitas hacer es HACERLES SABER a tus clientes y prospectos sobre las NUEVAS MEJORAS en tu negocio que te ayudarán a servirles mejor.

Recuerda:
Los sistemas manejan tu negocio…
El personal opera los sistemas…
Tú diriges al personal…

Andrés Luco
Andrés Luco
Ingeniero Civil Industrial, Pontificia Universidad Católica de Chile. MBA de la Universidad Adolfo Ibáñez. Socio fundador de Business Coaching Chile.